المهل الزمنية
تحكم شروط فيديك العقد، لا إجراءات المناقصة. أما قواعد الاستفسارات والتوضيحات والأخطاء الحسابية فترد في تعليمات المتناقصين الصادرة مع وثائق كل مناقصة، فراجعها أولاً. والمدد أعلاه هي المعتادة، كما في وثائق الشراء القياسية للبنك الدولي التي تعتمد شروط فيديك.
المراحل الخمس
- 1استفسارات العطاء
يرسل المتناقصون أسئلتهم كتابةً قبل آخر موعد للاستفسارات، ويرسل صاحب العمل الإجابات إلى جميع المتناقصين معاً دون ذكر اسم السائل.
- 2الملاحق
يصدر أي تغيير في المخططات أو المواصفات أو جداول الكميات أو الشروط في ملحق مرقّم قبل الموعد النهائي. ويؤكد كل متناقص استلامه، ويذكر الملاحق في خطاب العطاء.
- 3الفتح والتدقيق
تُفتح العطاءات معاً وتُسجَّل، ثم يُدقَّق كل عطاء من حيث الاكتمال والصحة الحسابية والتحفظات ومطابقته لوثائق العطاء.
- 4توضيحات ما بعد العطاء
يطلب صاحب العمل كتابةً من كل متناقص تأكيد نقاط في عطائه أو توضيحها في موعد محدد. ويبقى سعر العطاء وجوهره كما وردا فيه، باستثناء تصحيح الأخطاء الحسابية.
- 5العرض النهائي والترسية
إذا سمحت القواعد، يُطلب من المتناقصين في القائمة المختصرة تقديم أفضل عرض نهائي. ثم يرسل صاحب العمل خطاب القبول إلى المتناقص المختار، وخطابات اعتذار إلى الآخرين.
استفسارات العطاء والملاحق
- أرسل الاستفسارات كتابةً إلى جهة الاتصال المحددة في تعليمات المتناقصين، قبل آخر موعد للاستفسارات
- رقّم كل استفسار، وحدّد المستند أو البند أو المخطط أو بند جدول الكميات الذي يتعلق به
- اسأل عن التعارض بين المستندات، والمعلومات الناقصة، والكميات التي تبدو خاطئة، لا عن نصيحة في التسعير
- يرسل صاحب العمل إجابة كل استفسار إلى جميع المتناقصين دون ذكر اسم السائل، ويحتفظ بسجل للاستفسارات
- يُرسل محضر اجتماع ما قبل تقديم العطاءات أو زيارة الموقع إلى جميع المتناقصين، وأي تغيير ينتج عنه يصدر في ملحق
- يُرقَّم كل ملحق ويُرسل إلى جميع المتناقصين ويُؤكَّد استلامه، ويُمدَّد الموعد النهائي إذا احتاجوا إلى وقت لتسعيره
وطرح السؤال مهم للمتناقص. فبموجب البندين الفرعيين 4.10 و4.11 من فيديك، يُعدّ المقاول، بالقدر الممكن عملياً، قد عاين الموقع وفحص البيانات التي قدّمها صاحب العمل، واقتنع بكفاية سعره. فأي غموض لم يُستوضح يتحمل المقاول مخاطره، أما الإجابة الصادرة في ملحق فتصبح جزءاً من أساس العطاء.
ويمكن أن يكون الاستفسار وإجابته بهذا الإيجاز:
الاستفسار TQ-014: يُظهر المخطط A-201 بلاطاً سيراميكياً لأرضية الردهة الرئيسية، بينما يذكر جدول التشطيبات في القسم 09 30 00 من المواصفات بلاط بورسلان مقاس 600 × 600 مم. يُرجى تأكيد أيهما المعتمد. الإجابة: بلاط بورسلان مقاس 600 × 600 مم كما في جدول التشطيبات، ويُعاد إصدار المخطط A-201 مع الملحق رقم 3.
الرد في سجل الاستفسارات أو في محضر اجتماع لا يغيّر وثائق العطاء. فإذا غيّرت الإجابة الوثائق، فأصدرها في ملحق، ليُسعّر جميع المتناقصين التغيير ويصبح لاحقاً جزءاً من العقد.
توضيحات ما بعد العطاء
بعد فتح العطاءات، يدقق صاحب العمل كل عطاء من حيث الاكتمال والصحة الحسابية والمطابقة. ويجوز أن يطلب خطاب توضيح ما بعد العطاء من المتناقص أن:
- يؤكد قبوله تصحيح الأخطاء الحسابية
- يوضح سعر وحدة يبدو منخفضاً جداً أو مرتفعاً جداً، ويؤكد التزامه به
- يرسل مستنداً ناقصاً لا يؤثر في السعر، مثل سيرة ذاتية أو بيان طريقة عمل أو برنامج زمني
- يسحب تحفظاً دون أي تغيير في السعر، أو يؤكد إبقاءه
- يؤكد مدة سريان العطاء، ومعاملة ضريبة القيمة المضافة، والمقاولين من الباطن والموردين المسمَّين
ولا يجوز أن يطلب الخطاب أي تغيير في سعر العطاء أو جوهره، ولا أن يقبل صاحب العمل مثل هذا التغيير: لا سعر جديد، ولا خصم، ولا تغيير في النطاق، ولا تحفظ جديد. فالتغيير الوحيد في السعر هو تصحيح الأخطاء الحسابية، ولا يُنظر في أي توضيح يرسله المتناقص دون أن يُطلب منه. ويمكن أن يأتي طلب التوضيح بشأن تحفظ على هذا النحو:
ج2: يستثني خطابكم المرفق بالعطاء أعمال نزح المياه للحفريات التي تقع تحت منسوب المياه الجوفية. ويُلزم القسم 31 23 19 من المواصفات المقاولَ بتصميم نظام نزح المياه وتشغيله. يُرجى تأكيد سحبكم لهذا الاستثناء قبل الساعة 14:00 يوم 16 نوفمبر 2026، دون أي تغيير في قيمة عطائكم البالغة 21,409,000 درهم. وإذا أبقيتم عليه، فسنضيف قيمته وفق تقديرنا عند مقارنة العطاءات.
الأخطاء الحسابية
يصحّح صاحب العمل الأخطاء الحسابية، ويُطلب من المتناقص قبول كل تصحيح كتابةً. والقواعد المعتادة في تعليمات المتناقصين هي:
| الخطأ | ما يسود | مثال |
|---|---|---|
| سعر الوحدة مضروباً في الكمية لا يساوي المبلغ | سعر الوحدة، ويُصحَّح المبلغ، إلا إذا كانت الفاصلة العشرية في سعر الوحدة في غير موضعها بوضوح | 1,800 متر مربع بسعر 52.00 درهماً كُتب مبلغها 84,600 درهم، فيُصحَّح إلى 93,600 درهم |
| المجاميع الفرعية لا تساوي المجموع | المجاميع الفرعية، ويُصحَّح المجموع | المجاميع الفرعية للجداول تبلغ في مجموعها 12,650,000 درهم، بينما يذكر الملخص 12,560,000 درهم: يُصحَّح المجموع إلى 12,650,000 درهم |
| المبلغ كتابةً يختلف عن المبلغ رقماً | المبلغ كتابةً، إلا إذا نتج المبلغ كتابةً عن خطأ حسابي | واحد وعشرون مليوناً وأربعمائة وتسعة آلاف درهم كتابةً، و21,490,000 درهم رقماً: يسود المبلغ كتابةً |
وإذا كانت الفاصلة العشرية في غير موضعها بوضوح، كسعر وحدة 5.20 درهم مقابل مبلغ 93,600 درهم لكمية 1,800 متر مربع، يسود المبلغ ويُصحَّح سعر الوحدة إلى 52.00 درهماً. ويُرفض عطاء المتناقص الذي لا يقبل تصحيحاً أُجري وفق هذه القواعد.
التحفظات والانحرافات
التحفظ يحدّ مما يقبله المتناقص، سواء كان استثناءً أو افتراضاً أو تغييراً في شروط العقد. أما الانحراف فهو خروج عما تتطلبه الوثائق. صنّف كلاً منها قبل مقارنة الأسعار:
- جوهري: يغيّر نطاق الأعمال أو جودتها أو أداءها، أو يحدّ من حقوق صاحب العمل أو التزامات المتناقص، أو يُخلّ بعدالة المنافسة إذا صُحّح. فيكون العطاء غير مستوفٍ للمتطلبات، ولا يعالجه أي توضيح لاحق
- ثانوي وله أثر في السعر: اطلب من المتناقص سحبه دون تكلفة. وإذا أبقى عليه، فأضف قيمته بتقديرك لأغراض المقارنة فقط، ولا يتغيّر سعر العطاء نفسه
- ثانوي ويتعلق بالمستندات: يجوز طلب شهادة أو سيرة ذاتية أو كتيّب ناقص، بشرط ألا يتعلق الطلب بالسعر
سجّل كل تحفظ في جدول تحفظات العطاء وإيضاحاته، مع رد المتناقص والقيمة المضافة للمقارنة. ويبيّن الجدول نفسه لاحقاً التوضيحات التي تدخل في العقد.
أفضل عرض نهائي
طلب أفضل عرض نهائي (BAFO) ليس جزءاً من شروط فيديك. وفي مشاريع القطاع الخاص في الإمارات ودول الخليج، كثيراً ما يطلبه أصحاب العمل من المتناقصين في القائمة المختصرة بعد التوضيحات. أما الجهات الحكومية فلا يجوز لها طلبه إلا إذا سمحت به قواعد الشراء لديها، فراجعها أولاً. ولضمان العدالة:
- انصّ في تعليمات المتناقصين على احتمال طلب أفضل عرض نهائي
- أرسل الطلب نفسه، في اليوم نفسه، إلى جميع المتناقصين في القائمة المختصرة
- حدّد ما يجوز تغييره، كالسعر والتحفظات المذكورة، وأنه لا يجوز تغيير غيرهما
- حدّد موعداً نهائياً واحداً والنموذج المستخدم، وهو عادةً نموذج عطاء معدّل مع ملخص للأسعار
- اطلب من كل متناقص تأكيد مدة سريان عطائه، وتمديد ضمان العطاء إذا اقترب موعد انتهائه
- انصّ على أن العرض نهائي، وأنه يجوز لصاحب العمل قبوله دون تفاوض إضافي
- افتح العروض معاً وسجّلها كما في فتح العطاءات
ويمكن أن يكون الطلب نفسه موجزاً:
بعد مراجعة جميع العطاءات، ندعوكم إلى تقديم أفضل عرض نهائي للأعمال قبل الساعة 12:00 يوم 25 نوفمبر 2026، باستخدام نموذج العطاء المعدّل المرفق. ويجب أن يستند عرضكم إلى وثائق العطاء والملاحق من 1 إلى 4 والتوضيحات الواردة في خطابينا المؤرخين 12 و18 نوفمبر 2026. ولا يجوز لكم أن تغيّروا سوى قيمة العطاء والتحفظات المذكورة في الجدول (أ). يُرجى تأكيد سريان عطائكم حتى 31 يناير 2027. وهذه هي المرحلة الأخيرة من التسعير، ويجوز لصاحب العمل قبول أي عرض دون تفاوض إضافي.
من التوضيح إلى العقد
كل ما يُتفق عليه بعد تقديم العطاء يجب أن يُدرج في العقد، وإلا فقد يضيع. فبموجب فيديك، يشمل خطاب القبول أي مذكرات ملحقة به وموقعة من الطرفين (البند الفرعي 1.1.1.3)، ويتقدم على خطاب العطاء والشروط في ترتيب أولوية المستندات (1.5). لذا أرفق بخطاب القبول التوضيحات المتفق عليها، وقيمة العطاء المصحّحة، والتحفظات المسحوبة، واحرص على توقيع الطرفين عليها، واذكرها في اتفاقية العقد التي تُوقَّع خلال 28 يوماً (1.6).
لا ترفق إلا ما اتُّفق عليه. فإرفاق سجل استفسارات فيه أسئلة مفتوحة، أو محضر تفاوض كاملاً، قد يُدخل في العقد نقاطاً لم تُحسم قط.
أخطاء شائعة
- إرسال إجابة استفسار إلى متناقص واحد فقط، أو ذكر اسم المتناقص الذي طرحه
- تغيير الوثائق في رد على استفسار أو في محضر اجتماع بدل إصدار ملحق
- إصدار ملحق قبل الموعد النهائي بأيام قليلة دون تمديد الموعد
- سؤال متناقص واحد عن نقطة تخص جميع العطاءات
- دعوة المتناقص إلى خفض سعره في خطاب توضيح
- قبول توضيح لم يُطلب ويحسّن أحد العطاءات
- السماح بانتهاء مدة سريان العطاء أو ضمان العطاء أثناء التقييم
- إرسال خطاب القبول دون إرفاق التوضيحات المتفق عليها
